Avoid duplicate contacts

Introduction

Doppelte Contacts entstehen durch mehrfaches Anlegen oder unbereinigte Importe.

Suchen Sie vor dem Speichern nach der email-Adresse.

Eine email sollte idealerweise nur einmal gepflegt werden.

Prerequisites

• Pro/Business
• Zugriff auf contactliste

Step-by-step guide

1. Vor Neuanlage email in Contactsn suchen.
2. Beim Import Quelldatei auf doppelte emails prüfen.
3. Dubletten öffnen und Daten vergleichen.
4. Aktuellen Datensatz behalten, anderen entfernen.
5. Versandtest mit dem bereinigten contact.

Ergebnis

Die Liste enthält den recipient möglichst nur einmal mit aktuellen Daten.

Notes

Beachten Sie die folgenden Notes, bevor Sie fortfahren oder den Support kontaktieren.

Fehlerbehebung

Die folgenden Problem-Lösung-Paare decken typische Situationen ab.

Problem: Unklar welcher Datensatz aktuell ist.
Solution: Letzte bekannte Mobil/Firma beim recipient verifizieren.

Problem: Import erzeugt erneut Dubletten.
Solution: CSV bereinigen.

Problem: Vorschläge zeigen Altadresse.
Solution: Alten contact löschen.

Arbeiten Sie ruhig und prüfen Sie vor kritischen Klicks die angezeigten Bezeichnungen in der Oberfläche. Die Menütexte in Secure File Transfer sind bewusst kurz gehalten, damit Sie den nächsten Schritt schnell finden.

Wenn mehrere Personen in Ihrem Unternehmen denselben Vorgang nutzen, vereinbaren Sie einheitliche Titel und eine klare recipientangabe. Das erleichtert später die Zuordnung in der Übersicht.

recipient ohne account öffnen ausschließlich den zugesendeten Link. Ein Login im senderbereich ist für den Download nicht erforderlich und auch nicht vorgesehen.

Planunterschiede betreffen vor allem Contacts, logs, branding und Speicherlimits. Der grundsätzliche Versand über „New transfer“ bleibt der zentrale Einstieg.

Sollten Sie unsicher sein, ob eine Funktion in Ihrem Plan enthalten ist, achten Sie auf Schloss-Symbole oder Notes zum Aktualisieren des Plans in der Navigation.

Dokumentieren Sie intern, wer für den Versand verantwortlich ist, insbesondere wenn vertrauliche Unterlagen übertragen werden. Technische Schutzmaßnahmen ersetzen keine organisatorischen Absprachen.

Bei wiederkehrenden Problemen notieren Sie Uhrzeit, verwendete email-Adresse und den genauen Wortlaut einer Fehlermeldung. Das beschleunigt die Klärung mit dem Support.

Browser-Erweiterungen oder strenge Unternehmensproxys können Uploads und Pop-ups beeinflussen. Testen Sie im Zweifel ein anderes Netz oder ein anderes Gerät.

Halten Sie den Browser aktuell und erlauben Sie notwendige Cookies für die Download-Sitzung, damit der Code-Login zuverlässig funktioniert.

Vermeiden Sie das Weiterleiten von download links an große Verteiler, wenn nur einzelne Personen zugreifen sollen.

Arbeiten Sie ruhig und prüfen Sie vor kritischen Klicks die angezeigten Bezeichnungen in der Oberfläche. Die Menütexte in Secure File Transfer sind bewusst kurz gehalten, damit Sie den nächsten Schritt schnell finden. Prüfen Sie abschließend recipient, Titel und Gültigkeitsdatum erneut.

Wenn mehrere Personen in Ihrem Unternehmen denselben Vorgang nutzen, vereinbaren Sie einheitliche Titel und eine klare recipientangabe. Das erleichtert später die Zuordnung in der Übersicht. Prüfen Sie abschließend recipient, Titel und Gültigkeitsdatum erneut.