Was ist SFT Collect?

Kurz erklärt

SFT Collect ist die Funktion in Secure File Transfer, mit der Sie Sammlungen (Alben) anlegen und darin Dateien mit anderen Personen über einen definierten Zeitraum austauschen. Im Unterschied zu einer klassischen Einweg-Übertragung bleibt die Sammlung erreichbar.

Sie erreichen Collect über den Menüpunkt SFT Collect. Die Routen liegen unter /app/.../sammeln. Externe Personen öffnen Sammlungen über Gastlinks im Muster /collect/{locale}/{token}. Zusätzlich steht ein QR-Code in der Oberfläche bereit.

Wann Collect die bessere Wahl ist

Nutzen Sie Collect, wenn der Austausch länger dauert als eine einzelne Übertragung oder mehrere Personen Dateien beisteuern sollen.

• Bereitstellung – Sie stellen bereit, Gäste laden vor allem herunter.
• Einsammeln – Gäste laden hoch, Sie nehmen entgegen.
• Gemeinsamer Datenraum – Upload und Download gemeinsam.

Verfügbarkeit

Collect steht in Pro und Business zur Verfügung. Im Free-Plan werden Sie auf die Preisseite geleitet.

Rollen, Downloads und Sicherheit

Rollen: Betrachter, Downloader, Uploader, Mitglied. Optional E-Mail-Code. Downloads erfolgen dateiweise. Ein ZIP-Gesamtdownload ist nicht implementiert – auch wenn ein ZIP-Flag existiert.

Lebenszyklus

Nach dem Anlegen ist die Sammlung aktiv. Verlängerung typischerweise um weitere 14 Tage. Cron setzt abgelaufene Sammlungen um. Aktivitäten sehen Sie im Ereignismodal.

Praxisleitfaden für Ihren Alltag

Richten Sie die Funktion so ein, dass sie zu Ihrem Arbeitsablauf passt: Legen Sie fest, wer verantwortlich ist, welche Fristen gelten und wie Dateien nach dem Austausch in Ihrem internen Archiv landen. Kommunizieren Sie Erwartungen an Beteiligte schriftlich – kurze Hinweise zu Rechten, Gültigkeit und Download-Verhalten verhindern die meisten Rückfragen.

Testen Sie kritische Pfade einmal selbst (Anlage, Freigabe, Gastzugriff, Abschluss). Dokumentieren Sie Abweichungen und aktualisieren Sie interne Kurzleitfäden. So bleibt Secure File Transfer ein kontrollierter Bestandteil Ihrer Prozesse.

Checkliste

• Plan Pro/Business prüfen
• Testsammlung anlegen
• Rollen festlegen
• Link/QR testen
• Einzeldownload kommunizieren
• Ablauf überwachen

Weiterführende Hinweise

Planen Sie Freigaben und Zugriffe bewusst. Prüfen Sie vor dem Teilen von Links die Rollen, Fristen und Sicherheitsoptionen. Speichern Sie wichtige Ergebnisse außerhalb der Plattform, wenn Sie sie langfristig benötigen. Schulen Sie neue Kolleginnen und Kollegen anhand dieses Hilfeartikels und der verknüpften Themen.

Bei Unklarheiten nutzen Sie die verwandten Artikel im Hilfezentrum oder das Kontaktformular. Vermeiden Sie Annahmen zu Funktionen, die hier nicht beschrieben sind – insbesondere zu ZIP-Downloads, SMS-Codes für Gäste oder qualifizierten elektronischen Signaturen.

Halten Sie interne Prozesse schlank: wenige klare Standards zu Benennung, Fristen und Archivierung sind wirksamer als viele Ausnahmen. Prüfen Sie regelmäßig, ob abgelaufene Zugänge beendet und benötigte Dateien gesichert wurden. Dokumentieren Sie Ausnahmen schriftlich, damit Ihr Team einheitlich arbeitet.

Nutzen Sie die Produktfunktionen so, wie sie hier beschrieben sind: Einzeldownloads in Collect, E-Mail-Code statt SMS für Sign-Gäste, und keine QES- oder Rechtssicherheitsversprechen. So bleiben Hilfe und Praxis konsistent.