E-Mail-Code bei der Unterzeichnung

Standard E-Mail-Code

Die Option E-Mail-Code ist standardmäßig aktiv. Unterzeichner bestätigen Postfachzugriff vor der Unterschrift.

SMS-Code

Ein SMS-Flag kann sichtbar sein, ist für Gäste jedoch nicht verdrahtet. Kommunizieren Sie nur E-Mail-Code als funktionierenden Zusatzschutz.

Problem: Code wird nicht akzeptiert.
Lösung: Neuen Code anfordern, Tippfehler und Gültigkeit prüfen.

Praxisleitfaden für Ihren Alltag

Richten Sie die Funktion so ein, dass sie zu Ihrem Arbeitsablauf passt: Legen Sie fest, wer verantwortlich ist, welche Fristen gelten und wie Dateien nach dem Austausch in Ihrem internen Archiv landen. Kommunizieren Sie Erwartungen an Beteiligte schriftlich – kurze Hinweise zu Rechten, Gültigkeit und Download-Verhalten verhindern die meisten Rückfragen.

Testen Sie kritische Pfade einmal selbst (Anlage, Freigabe, Gastzugriff, Abschluss). Dokumentieren Sie Abweichungen und aktualisieren Sie interne Kurzleitfäden. So bleibt Secure File Transfer ein kontrollierter Bestandteil Ihrer Prozesse.

Checkliste

• E-Mail-Code aktiv
• Kein SMS-Versprechen
• Selbsttest ok

Weiterführende Hinweise

Planen Sie Freigaben und Zugriffe bewusst. Prüfen Sie vor dem Teilen von Links die Rollen, Fristen und Sicherheitsoptionen. Speichern Sie wichtige Ergebnisse außerhalb der Plattform, wenn Sie sie langfristig benötigen. Schulen Sie neue Kolleginnen und Kollegen anhand dieses Hilfeartikels und der verknüpften Themen.

Bei Unklarheiten nutzen Sie die verwandten Artikel im Hilfezentrum oder das Kontaktformular. Vermeiden Sie Annahmen zu Funktionen, die hier nicht beschrieben sind – insbesondere zu ZIP-Downloads, SMS-Codes für Gäste oder qualifizierten elektronischen Signaturen.

Halten Sie interne Prozesse schlank: wenige klare Standards zu Benennung, Fristen und Archivierung sind wirksamer als viele Ausnahmen. Prüfen Sie regelmäßig, ob abgelaufene Zugänge beendet und benötigte Dateien gesichert wurden. Dokumentieren Sie Ausnahmen schriftlich, damit Ihr Team einheitlich arbeitet.

Nutzen Sie die Produktfunktionen so, wie sie hier beschrieben sind: Einzeldownloads in Collect, E-Mail-Code statt SMS für Sign-Gäste, und keine QES- oder Rechtssicherheitsversprechen. So bleiben Hilfe und Praxis konsistent.

Vertiefung und Betriebsalltag

Legen Sie für Ihr Team verbindliche Standards fest: Wer darf Links teilen, welche Fristen gelten standardmäßig, und wo werden abgeschlossene Dateien archiviert? Schreiben Sie diese Regeln kurz auf und verlinken Sie die passenden Hilfeartikel. So vermeiden Sie widersprüchliche Auskünfte an Kunden und Partner.

Prüfen Sie vor jedem größeren Rollout die kritischen Pfade einmal selbst: Anlage, Freigabe, Gastzugriff, Abschluss und Archivierung. Notieren Sie Abweichungen und aktualisieren Sie Ihre interne Kurzanleitung. Planen Sie außerdem regelmäßige Reviews für abgelaufene Zugänge, offene Signaturen und Sammlungen mit nahendem Ende.

Kommunizieren Sie Funktiongrenzen klar – insbesondere Einzeldownload statt ZIP in Collect, E-Mail-Code statt SMS für Sign-Gäste sowie den Verzicht auf QES-Formulierungen. Klare Erwartungsmanagement spart Supportaufwand und schützt Ihre Reputation.

Wenn etwas unklar bleibt, nutzen Sie verwandte Artikel oder das Kontaktformular. Erweitern Sie Prozesse nur dort, wo das Produkt die beschriebene Funktion wirklich anbietet.