Create a collection quickly

Prerequisites

Sie benötigen Pro oder Business und öffnen SFT Collect. In the Free plan erfolgt die Weiterleitung zur pricing page.

Defaults der Schnellerstellung

Titel optional, Typ gemeinsamer data room, Gültigkeit 14 Tage, sofort aktiv. Trotz Defaults vor dem Teilen Typ, Frist und roles prüfen.

1. SFT Collect öffnen
2. Schnellerstellung starten
3. Optional Titel vergeben
4. Erstellung bestätigen
5. guestlink oder QR bereitstellen

Nach dem Anlegen

roles setzen, ggf. email-Code aktivieren, Probe-Upload machen, gallery und activities prüfen.

Stolpersteine

• Link zu früh teilen
• Ablauf übersehen
• ZIP annehmen obwohl nur Einzeldownload
• Collect in the Free plan erwarten

Problem: Schnellerstellung fehlt.
Solution: Plan Pro/Business prüfen.

Praxisleitfaden für Ihren Alltag

Richten Sie die Funktion so ein, dass sie zu Ihrem Arbeitsablauf passt: Legen Sie fest, wer verantwortlich ist, welche Fristen gelten und wie files nach dem Austausch in Ihrem internen Archiv landen. Kommunizieren Sie Erwartungen an Beteiligte schriftlich – kurze Notes zu Rechten, Gültigkeit und Download-Verhalten verhindern die meisten Rückfragen.

Testen Sie kritische Pfade einmal selbst (Anlage, Freigabe, guestzugriff, Abschluss). Dokumentieren Sie Abweichungen und aktualisieren Sie interne Kurzleitfäden. So bleibt Secure File Transfer ein kontrollierter Bestandteil Ihrer Prozesse.

Checkliste

• Pro/Business ok
• Titel gesetzt
• roles gesetzt
• Link danach geteilt
• Frist notiert

Weiterführende Notes

Planen Sie Freigaben und Zugriffe bewusst. Prüfen Sie vor dem Teilen von Links die roles, Fristen und Sicherheitsoptionen. Speichern Sie wichtige Ergebnisse außerhalb der Plattform, wenn Sie sie langfristig benötigen. Schulen Sie neue Kolleginnen und Kollegen anhand dieses Hilfeartikels und der verknüpften Themen.

Bei Unklarheiten nutzen Sie die verwandten Artikel im help center oder das contactformular. Vermeiden Sie Annahmen zu Funktionen, die hier nicht beschrieben sind – insbesondere zu ZIP-Downloads, SMS-Codes für guests oder qualifizierten elektronischen signatureen.

Halten Sie interne Prozesse schlank: wenige klare Standards zu Benennung, Fristen und Archivierung sind wirksamer als viele Ausnahmen. Prüfen Sie regelmäßig, ob expirede Zugänge beendet und benötigte files gesichert wurden. Dokumentieren Sie Ausnahmen schriftlich, damit Ihr Team einheitlich arbeitet.

Nutzen Sie die Produktfunktionen so, wie sie hier beschrieben sind: Einzeldownloads in Collect, email-Code statt SMS für Sign-guests, und keine QES- oder Rechtssicherheitsversprechen. So bleiben Hilfe und Praxis konsistent.

Vertiefung und Betriebsalltag

Legen Sie für Ihr Team verbindliche Standards fest: Wer darf Links teilen, welche Fristen gelten standardmäßig, und wo werden abgeschlossene files archiviert? Schreiben Sie diese Regeln kurz auf und verlinken Sie die passenden Hilfeartikel. So vermeiden Sie widersprüchliche Auskünfte an Kunden und Partner.

Prüfen Sie vor jedem größeren Rollout die kritischen Pfade einmal selbst: Anlage, Freigabe, guestzugriff, Abschluss und Archivierung. Notieren Sie Abweichungen und aktualisieren Sie Ihre interne Kurzanleitung. Planen Sie außerdem regelmäßige Reviews für expirede Zugänge, offene signatureen und collections mit nahendem Ende.

Kommunizieren Sie Funktiongrenzen klar – insbesondere Einzeldownload statt ZIP in Collect, email-Code statt SMS für Sign-guests sowie den Verzicht auf QES-Formulierungen. Klare Erwartungsmanagement spart Supportaufwand und schützt Ihre Reputation.

Wenn etwas unklar bleibt, nutzen Sie verwandte Artikel oder das contactformular. Erweitern Sie Prozesse nur dort, wo das Produkt die beschriebene Funktion wirklich anbietet.