What is SFT Collect?

Kurz erklärt

SFT Collect ist die Funktion in Secure File Transfer, mit der Sie collections (albums) anlegen und darin files mit anderen Personen über einen definierten Zeitraum austauschen. Im Unterschied zu einer klassischen Einweg-transfer bleibt die collection erreichbar.

Sie erreichen Collect über den Menüpunkt SFT Collect. Die Routen liegen unter /app/.../sammeln. Externe Personen öffnen collections über guestlinks im Muster /collect/{locale}/{token}. Zusätzlich steht ein QR-Code in der Oberfläche bereit.

Wann Collect die bessere Wahl ist

Nutzen Sie Collect, wenn der Austausch länger dauert als eine einzelne transfer oder mehrere Personen files beisteuern sollen.

• provisioning – Sie stellen bereit, guests laden vor allem herunter.
• collecting – guests laden hoch, Sie nehmen entgegen.
• Gemeinsamer data room – Upload und Download gemeinsam.

Verfügbarkeit

Collect steht in Pro and Business zur Verfügung. In the Free plan werden Sie auf die pricing page geleitet.

roles, Downloads und Sicherheit

roles: viewer, Downloader, Uploader, member. Optional email-Code. Downloads erfolgen dateiweise. Ein ZIP-Gesamtdownload ist nicht implementiert – auch wenn ein ZIP-Flag existiert.

Lebenszyklus

Nach dem Anlegen ist die collection aktiv. Verlängerung typischerweise um weitere 14 Tage. Cron setzt expirede collections um. activities sehen Sie im Ereignismodal.

Praxisleitfaden für Ihren Alltag

Richten Sie die Funktion so ein, dass sie zu Ihrem Arbeitsablauf passt: Legen Sie fest, wer verantwortlich ist, welche Fristen gelten und wie files nach dem Austausch in Ihrem internen Archiv landen. Kommunizieren Sie Erwartungen an Beteiligte schriftlich – kurze Notes zu Rechten, Gültigkeit und Download-Verhalten verhindern die meisten Rückfragen.

Testen Sie kritische Pfade einmal selbst (Anlage, Freigabe, guestzugriff, Abschluss). Dokumentieren Sie Abweichungen und aktualisieren Sie interne Kurzleitfäden. So bleibt Secure File Transfer ein kontrollierter Bestandteil Ihrer Prozesse.

Checkliste

• Plan Pro/Business prüfen
• Testsammlung anlegen
• roles festlegen
• Link/QR testen
• Einzeldownload kommunizieren
• Ablauf überwachen

Weiterführende Notes

Planen Sie Freigaben und Zugriffe bewusst. Prüfen Sie vor dem Teilen von Links die roles, Fristen und Sicherheitsoptionen. Speichern Sie wichtige Ergebnisse außerhalb der Plattform, wenn Sie sie langfristig benötigen. Schulen Sie neue Kolleginnen und Kollegen anhand dieses Hilfeartikels und der verknüpften Themen.

Bei Unklarheiten nutzen Sie die verwandten Artikel im help center oder das contactformular. Vermeiden Sie Annahmen zu Funktionen, die hier nicht beschrieben sind – insbesondere zu ZIP-Downloads, SMS-Codes für guests oder qualifizierten elektronischen signatureen.

Halten Sie interne Prozesse schlank: wenige klare Standards zu Benennung, Fristen und Archivierung sind wirksamer als viele Ausnahmen. Prüfen Sie regelmäßig, ob expirede Zugänge beendet und benötigte files gesichert wurden. Dokumentieren Sie Ausnahmen schriftlich, damit Ihr Team einheitlich arbeitet.

Nutzen Sie die Produktfunktionen so, wie sie hier beschrieben sind: Einzeldownloads in Collect, email-Code statt SMS für Sign-guests, und keine QES- oder Rechtssicherheitsversprechen. So bleiben Hilfe und Praxis konsistent.