Privacy when storing contacts

Introduction

Contacts enthalten personenbezogene Daten wie Name, email und Mobilnummer.

Speichern Sie nur Daten, die für den Versand nötig sind, und löschen Sie veraltete Einträge.

Hosting-Informationen der Plattform nennen Betrieb in Deutschland (Hetzner Nürnberg).

Prerequisites

• Pro/Business
• Interne Löschregeln bekannt

Step-by-step guide

1. Prüfen, ob der contact geschäftlich erforderlich ist.
2. Nur benötigte Felder pflegen.
3. Keine Notizen mit sensiblen Sonderdaten in Namensfeldern ablegen.
4. Regelmäßig veraltete Contacts entfernen.
5. Zugänge zum contactbereich auf berechtigte Nutzer begrenzen (Business).

Ergebnis

Die contactpflege folgt dem Prinzip der Datensparsamkeit.

Notes

Beachten Sie die folgenden Notes, bevor Sie fortfahren oder den Support kontaktieren.

Fehlerbehebung

Die folgenden Problem-Lösung-Paare decken typische Situationen ab.

Problem: Zu viele Altkontakte.
Solution: Bereinigungsaktion planen.

Problem: Unklare Rechtmäßigkeit.
Solution: Internen privacy konsultieren.

Problem: Ex-Mitarbeiter hat noch Zugang.
Solution: Business-userzugang entziehen.

Arbeiten Sie ruhig und prüfen Sie vor kritischen Klicks die angezeigten Bezeichnungen in der Oberfläche. Die Menütexte in Secure File Transfer sind bewusst kurz gehalten, damit Sie den nächsten Schritt schnell finden.

Wenn mehrere Personen in Ihrem Unternehmen denselben Vorgang nutzen, vereinbaren Sie einheitliche Titel und eine klare recipientangabe. Das erleichtert später die Zuordnung in der Übersicht.

recipient ohne account öffnen ausschließlich den zugesendeten Link. Ein Login im senderbereich ist für den Download nicht erforderlich und auch nicht vorgesehen.

Planunterschiede betreffen vor allem Contacts, logs, branding und Speicherlimits. Der grundsätzliche Versand über „New transfer“ bleibt der zentrale Einstieg.

Sollten Sie unsicher sein, ob eine Funktion in Ihrem Plan enthalten ist, achten Sie auf Schloss-Symbole oder Notes zum Aktualisieren des Plans in der Navigation.

Dokumentieren Sie intern, wer für den Versand verantwortlich ist, insbesondere wenn vertrauliche Unterlagen übertragen werden. Technische Schutzmaßnahmen ersetzen keine organisatorischen Absprachen.

Bei wiederkehrenden Problemen notieren Sie Uhrzeit, verwendete email-Adresse und den genauen Wortlaut einer Fehlermeldung. Das beschleunigt die Klärung mit dem Support.

Browser-Erweiterungen oder strenge Unternehmensproxys können Uploads und Pop-ups beeinflussen. Testen Sie im Zweifel ein anderes Netz oder ein anderes Gerät.

Halten Sie den Browser aktuell und erlauben Sie notwendige Cookies für die Download-Sitzung, damit der Code-Login zuverlässig funktioniert.

Vermeiden Sie das Weiterleiten von download links an große Verteiler, wenn nur einzelne Personen zugreifen sollen.

Arbeiten Sie ruhig und prüfen Sie vor kritischen Klicks die angezeigten Bezeichnungen in der Oberfläche. Die Menütexte in Secure File Transfer sind bewusst kurz gehalten, damit Sie den nächsten Schritt schnell finden. Prüfen Sie abschließend recipient, Titel und Gültigkeitsdatum erneut.

Wenn mehrere Personen in Ihrem Unternehmen denselben Vorgang nutzen, vereinbaren Sie einheitliche Titel und eine klare recipientangabe. Das erleichtert später die Zuordnung in der Übersicht. Prüfen Sie abschließend recipient, Titel und Gültigkeitsdatum erneut.